どうもぽっけです。
研究室生活が始まってからというものの、教授や指導教官らとメールでやり取りする機会が増えました。
また院試を控えた最近では、研究室見学などのために他大学の先生方ともメールをする機会がちょくちょく。
20〜30件くらいでしょうか、そうしてメールをやり取りしているうちにわかってきたコツがひとつあります。それは
メールは最低限の礼儀と要件さえ伝わればいい、ということ。
今までメールの書き方がわからず、たった数行の要件のために30分近くかけることもあった僕ですが、やっと数分で書いて送信できるようになってきました。
きっかけは「君のメール長いよ」
メールの書き方がわからないと言いましたが、書く際はGoogle検索で調べながら書いてました。
知恵袋とかで例文が見つかりますからまずはコピペするんですが、この言い回しはこっちのほうがいいんじゃね？とか考えてこねくり始めるんですね。悪い癖です。
そうして満足する頃には30分近く経ってるわけで、LINEならこの1/10の文字数で済むよなあ…とか思いつつ長文を相手に送りつけてました。
で、ある時ある大学の研究室見学にて教授とお話しているときに指摘されたんです。
君のメール長いよって。
言われてハッとしました。
確かになと。
なぜたった２，３行で済む要件を、その倍の行の書き出しと締めのコメントでサンドイッチせねばならんのかと。
まあ自分で書いてるときも長いなあとは思っていたはずなんですが、フォーマルなメールとはそういうものである、長いのは仕方ないのである、という思い込みがあったんですね。
「お世話になっております〜」に始まり、「〇〇大学〇〇学部〇〇学科〜」という長ったらしい自己紹介が続いてやっと本題に入るのがふつうであるという思い込み。
その先生曰く、はじめましての人からの第一メールならともかく、Re：メールにまでそうした長ったらしい文面を貼られるのはわけがわからんのだそうです。
場合によってはイラッとしてしまうのだそうです。
それを聞いて思いましたよ。
やっぱそうだよねえ…!
って。
ちゃんとしたフォーマルなメールを書こうとするとどうしても長くなってしまいますし、普段の会話では使わないような言い回しも出てきますから読みづらいんじゃないかなあとは思ってました。
「先日はご高配を賜り誠にありがとうございましたーー」みたいな
しかも相手は日夜忙しくしていらっしゃる大学教授です。
学生に加え仕事相手からの連絡が絶えない中、そうした長くて読みづらいメールには飽き飽きしているのでは説が立証された瞬間でした。
まあ実際他の先生がどうかはわからないんですが、わりとご年配の方でしたし同じ考えの方は他にもいるはず。
必要なのは簡潔さと最低限の敬意
言葉の言い回しだけでなく、次のような細かなことまで気にしてはいませんか？
宛名は「〇〇先生」？「〇〇教授」？
書き出しの挨拶は名乗ってから？それとも名乗る前に？
自己紹介はいつもフルネームにすべき？名字だけ？
行間はどのタイミングで開けるか？
署名は返信にも必要か？
などなど。
実はこれらは僕が気にしていた事で、いちいち検索しては違う見解が書かれたりしていて苦心したのですが、今思えば全く無駄な時間でした。
メールが長いと指摘された後、僕なりに書き方を変えてみました。
心がけたのは「簡潔さ」「最低限の敬意」のふたつだけですが、これらを意識するだけでメールを書き上げるまでのスピードが違います。
まずは同じ内容をLINEで友だちに伝えるていで書いてみること。
これだけで簡潔さはクリアしているはずですから、後は謙譲語・尊敬語を使い分けつつ丁寧な言い回しに直していくだけです。
どうやって敬意を示すかについてですが、僕個人の意見としては
「ご高配を賜り誠にありがとうございましたーー」
「ご高覧いただけますと幸いに存じますーー」
みたいな言い回しはむしろ印象が悪くすらあると思います。
慇懃無礼というか、相手をむしろ恐縮させてしまうほどのへりくだりはコミュニケーションを取る上での障害でしかありません。
「ご教授いただきありがとうございました」
「ご覧ください」
これで十分です。
だいたい世間知らずな大学生に対して完璧な文章、完璧な対応を求めることがあるでしょうか。
ある程度のミスや粗相はまあ多めに見るよね、というのが世間一般的な認識かと思いますがどうでしょうか。
とにかく、簡潔であること。最低限の敬意が伝わること。
このふたつさえ守られていれば先方の気分を害することもありませんし、こちら側としても凝った文章を書かなくていいぶん楽です。
ビジネスメールのHowTo本やサイトではたまに、「ご高配を賜りーー」みたいなセリフがさも決り文句かのように紹介されていたりしますが、それが唯一の正解だと思いこんで多用しているとかつての僕みたいに頭でっかちなメールを書くことになるのではと思います。
不必要に凝ったメールを送ることで、読む人の時間を奪うと同時に自分の時間を浪費している。
自分の人生に対しても失礼だーー。
みたいなことを堀江さんがおっしゃっているのをこないだ何かの記事で見ました。
僕も同意見です。
礼儀を尽くそうとするあまり長文を送りつけることは、結果として相手や自分の時間を浪費することになります。
不要な礼儀はむしろ無礼、ということです。
まとめ
いかに相手や自分の時間を無駄にしないかという視点で、大学教授とのメールの仕方について思うところを書いてみました。
要するに敬意と要件さえ伝わればOK、たかがメールに時間の浪費は避けたいよね！
っていうことなんですが、そうは言いつつ大学生にとってはキッチリカッチリした言い回し、フォーマルな書き方を学ぶいい機会でもあると思います。
丁寧な文体を心がけつつ、形式にとらわれすぎないように気をつけていきたいというお話でした。
おわり
コメント